– «Installatøruavhengig». Det er et ord vi liker, sier Dagfinn Kvande. Han er fagingeniør i Trondheim eiendom. Der har han ansvaret for de tekniske sikkerhetstjenestene.
En gang for drøye ti år siden hadde kommunen nærmere 20 forskjellige typer adgangskontrollanlegg. Det gjorde det svært krevende å administrere tilganger. Målet var å komme ned på færre – det endte med bare ett.
– Det aller beste for oss er å ha ett system. Det er mange som vil levere sine egne kortlesere og systemer, men vi må tenke litt på oss selv, også, sier Kvande.
Ikke fastlåst
Tenke på seg selv – det betyr også at drifts- og serviceavtalen skal ut på anbud slik at kommunen har den beste avtalen hele tiden. Nettopp derfor er det viktig å ha en løsning som ikke er låst til én enkelt servicepartner.
– Vi kan ikke velge et system som er proprietært. Hvis en annen tilbyder vinner anbudet neste gang, så må de enkelt serve det eksisterende systemet, slår han fast.
Denne gangen var det Securitas som vant anbudet. – Det er enkelt å bli forhandler av RCO, sier Robert Hermanstad. Han er kundeansvarlig for Trondheim kommune i Securitas.
Ett kort, én kode
– Hvis vi får inn en ny sikkerhetsleverandør etter et anbud, er det viktig at det ikke er dyrt og komplisert å bli forhandler av det eksisterende adgangskontrollanlegget. En del forhandlere forlanger at installatører skal inn på dyre kurs. Den kostnaden er det til syvende og sist kommunen som må dekke, sier Kvande.
Ett kort og én PIN-kode brukes til akkurat det som hver enkelt trenger tilgang til.
– Det er nok flere leverandører som kan levere kortlesere med de funksjonene vi vil ha, men akkurat den biten der er viktig for oss. Dessuten ønsker vi ikke et tungt regime med mange lisenser, slår han fast.For de 15.000 ansatte er poenget at de skal klare seg med ett kort og én PIN-kode.
– Vi bruker det som en ren adgangskontroll. For innbruddsalarmer bruker vi et eget, separat system, men de to systemene er koblet sammen slik at du betjener innbruddsalarmen via kortleseren, forteller Kvande. – Adgangskontrollen brukes til å slå av og på alarmanleggene, forklarer Hermanstad.
Låner på kveldstid
Den løsningen er viktig også for å gi trondhjemmere flest mulighet til å bruke de kommunale lokalene på kveldstid.
Ingen trenger å lese tykke instruksjonsbøker for å forstå når låsen er åpen eller lukket.
De som inviterer til barnebursdag i lokalene til barnehagen, de som skal trene i en gymsal og de som skal låne møterom på den lokale barneskolen, skal helst slippe inn uten at det blir for mye styr.
– Vi har et politisk vedtak om at vi skal tilby gratis leie av byggene våre, og vi ønsker at innbyggerne skal bruke bygningsmassen også på kveldstid.
Det stiller litt krav til adgangskontrollsystemene våre. De skal fungere på dagtid, men det er vel så viktig på kveldstid når det frivillige overtar, sier Dagfinn Kvande.
På nyåret prøver kommunen et bookingsystem på en av skolene. Pilotprosjektet skal vise om det går an å legge opp slik at den som leier, ikke engang trenger å komme innom for å hente nøkkelkort. Det er ikke sikkert det er den beste løsningen for kommunen, men RCO er uansett integrert med aktører som gjør det mulig å bruke flere ulike bookingsystemer.
Kommunen krevde også at offlineog onlinelesere skulle håndteres i samme programvare. Det forenkler hverdagen å ha alt under én paraply.
I Granåsen er det bygd nytt foran neste vinters verdensmesterskap. På utsiden slipper hopperne utfor VMbakkene helt uten plastkort og PINkode, men Dagfinn Kvande og Trondheim kommune har enkel kontroll på hvem som slipper inn i bygningeneher, også.
Tør å være først
– Med kortet ditt har du tilgang til den enheten hvor du er ansatt. Vi har cirka 150 driftsoperatører – de har tilgang til den bygningsmassen som de skal drifte, mens teknisk vakt i kommunens eiendomsdrift har tilgang til alle bygg. Arbeider du i en barnehage og får beskjed om at «neste uke skal du til en annen barnehage og jobbe der», så bruker du det samme kortet og blir møtt med den samme betjeningsstrukturen, forklarer Dagfinn Kvande.
Dessuten føler alle seg trygge på at de kan være den første som kommer eller den siste som går. Det er sannelig mange nok arbeidsplasser der ansatte kvier seg for å måtte være den som skrur av eller på alarmen.
Robert Hermanstad er kundeansvarlig hos Securitas, som har hatt avtalen med Trondheim kommune de siste årene.
Trenger pålitelig system
For Trondheim kommune er det avgjørende å ha et adgangskontrollsystem som er pålitelig. Oppetiden er viktig.– Det betyr mye å ha et system som er i utvikling. Programvaren blir oppdatert. Vi har en leverandør som kan komme og tilby nye, innovative løsninger. Vi ønsker å være litt fremoverlente på teknikken, og der synes vi at RCO er flinke, sier fagingeniør Dagfinn Kvande.
Dagfinn Kvande (til venstre) og Robert Hermanstad holder oppetiden høy og administrasjonskostnadene lave med adgangskontroll fra RCO.
Rask respons
– Oppetiden på systemene er viktig, og at vi får rask respons på servicen hos RCO, supplerer Robert Hermanstad i Securitas.
– Det krever mye av oss, også. Det er et krav fra kommunen at vi har et lokalt reservelager. Det er ikke noe som er så galt som at en dør ikke går i lås eller at den ikke lar seg åpne om morgenen, slår han fast.
Kablede løsninger gjør at det ikke er nødvendig å bruke og bytte ut så mange batterier – det er en fordel for miljøet.
Allebrukerne kan bytte PIN-kode selv på en RCO-leser. I tillegg stiller Securitas med inhouse helpdesk
Ikke falsk alarm
Robert Hermanstad understreker at det selvsagt også er et ønske om færrest mulig uønskede alarmer. Securitas har frie utrykninger som en del av serviceavtalen og får bot fra kommunen hvis utrykningen tar for lang tid.
– Det er lite utrykninger. Vi har gjort det ganske idiotsikkert, smiler Hermanstad. Kommunen og Securitas samarbeider også godt med politiet og får innspill derfra.
– Det er greit å ha detektorer og andre alarmkomponenter som henger ute på bygningene. Men det er først når det skjer noe en kveld, at vi ser hvilket sikkerhetsanlegg vi har. Denne tjenesten her er minst like viktig som den kritiske infrastrukturen. Vi har full pakke, og dette fungerer veldig godt, sier Kvande.
Kommunen følger med på hva som
skjer i andre byer. I Stockholm, for eksempel, opplever skolene andre og mer alvorlige trusler.
– Trusselbildet i Trondheim er ikke like krevende som i store byer som Stockholm, men vi er ikke naive av den grunn, understreker han. RCO-anlegget har en egen lockdown-funksjon slik at det går an å låse hele skolen med én enkelt bryter. Den har ikke vært tema i Trondheim ennå.
– Men vi er nødt til å være på alerten, slår han fast.
Billig å administrere
Samtidig som tjenestene skal være topp, er det viktig å holde administrasjonskostnadene nede. – Vi er godt fornøyde med å ha helpdesk ute hos leverandøren, sier Kvande. Han tror ikke kommunen kunne gjort det særlig billigere selv.
– Sikkerhetsbransjen i Trondheim består heldigvis av flere dyktige leverandører. Vi ønsker å bruke dem. Vi får spørsmål om hvorfor vi har gjort det på den måten, siden vi har teknisk vakt allikevel. Men vi ønsker å bruke de dyktige leverandørene i den lokale sikkerhetsbransjen, sier Dagfinn Kvande.
Kommunen har tett kontakt med leverandørene sine hele tiden og kvartalsvise samarbeidsmøter med Securitas og RCO sammen. I RCO har Trondheim kommune fast kontaktperson. – Kommunen er en krevende, men rettferdig kunde. Veldig greie å forholde seg til, og vi må skjerpe oss hele tiden, sier Robert Hermanstad.